【保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書、住宅借入金等特別控除申告書には、マイナンバーの記載は不要になりました】
国税庁源泉所得税関係に関するFAQ1-3-1より
【扶養控除等申告書について】
平成29年1月1日以後に係る扶養控除等申告書については、マイナンバー等を記載した一定の帳簿を備えている場合には、マイナンバーの記載を不要とすることが可能になりました。
国税庁源泉所得税関係に関するFAQ1-3-2より
本来、扶養控除等申告書へはマイナンバー記載が原則です。従業員全員分を7年間保管することが義務付けられていますが、毎年提出してもらう上、マイナンバーが記載されたため、より厳重に保管しなければなりません。
その負担軽減のため、一度は扶養控除申告書等の税務関係書類*の提出を受けて、作成された帳簿を備えていれば、マイナンバー記載をしなくても良いことになりました。
*この税務関係書類は、給与所得者の扶養控除等申告書、従たる給与についての扶養控除等申告書、退職所得の受給に関する申告書、公的年金等の受給者の扶養親族等申告書 になります。
この改正は、平成29年分以後の所得税から適用されます。今年10月頃に交付し始めるまでには、どうすべきか考えていきましょう。
１．次の事項が記載された帳簿の作成が必要です。（Q1-3-3参照）
①提出者本人、控除対象配偶者、控除対象扶養親族等の氏名、住所、及びマイナンバー
（扶養控除等申告書に記載されているもの）
② 帳簿の記載に用いた、提出申告書の名称（例：扶養控除等（異動）申告書）
③ ②の申告書の提出年月
*コンピュータで管理している場合、データに②、③の項目を新たに追加する必要があります。
*帳簿には訂正前のものを記載しておく必要はない
２．平成29年分扶養控除等（異動）申告書は、個人番号欄がないもの、または欄に斜線を引いたものを用意する。
３．従業員への交付、回収
〇例年のように再確認のため、平成28年分扶養控除等（異動）申告書を従業員に返却する場合には、今年よりマイナンバーが記載されているので、扱いには注意が必要です。
・マイナンバーの事務取扱担当者しか扱うことができません。
・全員に交付し終えるまでは、施錠し厳重に保管しなければなりません。
〇マイナンバーの管理体制に不安がある場合、全員には返却しない方法も考えられます。
・記載事項に変更があった人には申し出てもらった上で、その方のみ個別に返却する
・全く返却はせず、変更があった人には、新しい扶養控除申告書に再記入してもらう。
４．平成29年内に扶養親族等が増えた場合どう記載させるか決めておきましょう。
・個人番号欄がない場合、マイナンバーは該当の余白に記入してもらう
・個人番号欄に斜線を引いていた場合、斜線を二重線で訂正し押印、マイナンバーは朱書きで記入してもらう。 等々
扶養控除等（異動）申告書に個人番号欄のないものを交付していても、個人番号欄があるものを再交付する必要はありません。従来の手順通りで
①従業員にすぐ申出てもらう。
②１月に提出させた扶養控除等（異動）申告書を返却し、追加・修正の上、再提出してもらう。
③その後の給料計算時から源泉徴収税額に反映
＊②の時に忘れずに通知カードの提示等でマイナンバーを取得する体制にしておきましょう
５．扶養控除等申告書の記載事項に変更が生じた場合の処理
〇変更前及び変更後の氏名、住所又はマイナンバーを記載した届出書＊1を従業員に提出してもらい帳簿を訂正するのですが、異動の内容等を記載した扶養控除申告書＊2等を提出していれば届出書の提出は不要です。
＊1届出書は様式が定められておらず、給与支払者が作成し3年間保存する必要がある。 マイナンバー変更届 ひな形
＊2新たに扶養控除等申告書を提出するほか、当初提出した扶養控除等申告書の記載内容を補正する形で提出してもよい。
〇マイナンバーが再発行されマイナンバーが変わった方の処理
既にマイナンバー提出済みの、従業員本人または、その扶養親族等の方で、紛失等の理由でマイナンバーが再発行された方は、届出書が必要です。また、通知カード等でのマイナンバー確認も必要です。
【源泉徴収事務に関するマイナンバー関係のリーフレットが公開】
国税庁より源泉徴収事務・法定調書作成事務における、マイナンバー制度に関する注意事項等が記載されたリーフレットが公開されています。下の国税庁HPからダウンロードできます。